회의의 본질은 소통이다

회의의 핵심은 소통이다. 한 기업 내에서 회의를 잘 하는 팀과 그렇지 못한 팀의 간격이 큰 것은 바람직하지 않다. 모든 부서가 제대로 된 소통 회의를 위해서는 무엇보다 전사적 소통 즉 우리 회사만의 회의 스타일을 표준화하고 공유하는 작업이 우선되어야 한다. 누가 회의를 이끌어 가느냐에 상관없이 기본적인 회의성과는 창출할 수 있도록 돕는 일이 기업문화를 책임지고 있는 임원과 HR부서의 책임이라는 사실을 잊지 말라. 없다면 만들 일이고, 있다면 제대로 시행되도록 조치를 취해야 한다.

회의 표준화로 전사적 소통의 기초를 마련했다면, 팀 소통을 해보자. 팀 소통은 아젠다 사전 공유로 시작된다. 이를 위해 회의의 목적, 일시, 장소, 주요 토론 내용 등을 사전에 공유하는 것이 중요하다. “회의 시작합시다.”라는 말이 시작되기 전에 회의는 이미 50 퍼센트 이상 성공과 실패가 결정된다고 한다면 과언일까? 왜냐고? 회의를 왜 하는지, 회의 시간에 어떤 말을 할 것인지 모르고 무작정 들어와서 머리를 맞댄다고 한들 그 회의가 성공할 수 있을까? 반대로 아젠다가 사전에 공유되었다면 성공 확률은 그만큼 더 커지지 않을까?

회의 진행 기법은 여러 가지가 있는데, IBM, 듀퐁, NASA 등이 사용하는 여섯 색깔 모자기법을 사용해보자. 이 기법의 핵심은 회의 참가자 전원이 같은 색깔 즉 같은 마음으로 토론하는 것이다. 리더가 먼저 하얀색입니다.”라고 하면 데이터, 숫자, 사실을 파악하는 이야기만 한다. “이번에는 검은색입니다.”라고 하면 신중하고 조심스럽게 주의사항이나 잠재된 위험에 대해 토론한다. 노란색에서는 이익이나 이점 등의 긍정적 관점으로 토론한다. 빨간색에서는 감정, 느낌, 직관, 예감을 허심탄회하게 이야기한다. 초록색에서는 새로운 아이디어를 내고 대안을 제시하면 된다. 마지막으로 파란색으로 계획과 순서를 짜면 된다. 이 외에도 TRIZ 등 다양한 회의 기법이 있다. 필요에 따라 적절한 기법을 사용해보자.

전사적 소통과 팀 소통의 다음 단계는 직원 간의 소통이다. 이를 위해서는 경청하기, 아이디어에 편승하여 말하기, 질문하기, 요약하기 등 대화법에 신경을 써야 한다. 하지만 이런 대화법은 하루아침에 쉽게 이루어지지 않는다. 이 부분은 교육팀의 책임이다. 팀원 전체가 참가하는 1~2시간짜리 교육을 만들어 전사가 공유할 수 있도록 해야 한다. 팀원 모두가 햄버거를 먹으면서 점심시간을 이용하면 업무에 부담 없이 소통도 그리고 역량개발도 가능하다.

 

야근의 본질은 저효율성이다

대한상공회의소와 맥킨지의 2015한국기업 조직건강도와 기업문화 종합보고서에 따르면 국내 기업 대다수의 조직건강도와 기업문화는 세계 평균에 크게 못 미치는 세계 최하위에 속하는 것으로 나타났다. 전반적으로 점수가 다 좋지 않지만, 우리나라 직장인들이 조직 건강을 가장 저해하는 요소로 꼽은 것은 '습관화된 야근'이라고 보고했다. 또한 야근 횟수가 많은 기업일수록 업무 효율성도 떨어진다는 보고도 꼭 기억해야 하는 사실이다.

이런 국가적 현상에도 불구하고 기업은 자체적 노력을 아끼지 말아야 한다. 몇몇 기업들이 일주일에 한 번 정도 실시하고 있는 정시 퇴근을 주 2회 혹은 3회로 점진적으로 늘려가는 노력이 요구된다. 이를 위해 오전 9시부터 11시까지 그리고 오후 2시부터 4시까지를 업무집중시간으로 지정해 불필요한 회의나 티타임을 지양하고, 임원 및 팀장의 정시퇴근, 퇴근시간 이후 사무용 컴퓨터 강제 종료 등 다양한 실천이 필요하다. 다만, 이런 노력들은 업무 생산성과 몰입도를 높이기 위한 것이라는 점을 항상 강조해야 효과가 있다는 점을 꼭 기억하기 바란다.

이를 위해 임원이나 팀장의 감성적 노력도 뒷받침되어야 한다. 야근을 줄이고 없애야 하지만, 불필요하게 야근을 했다면, 그 직원에게 오후1시 출근 혹은 오후 3시 퇴근을 종용하여 시간적인 보상과 함께 직원에 대한 감성 케어를 하고 있음을 보여줄 필요가 있다. 리더의 이런 감정적 접근은 직원 존중 즉 회사는 개인의 삶을 존중한다는 메시지를 보여주는 좋은 도구다. 일이 없어 퇴근을 하는 것이 아니라 가정을 돌보기 위해 가정으로 출근한다는, 자기개발을 위해 학원으로 공부하러 간다는, 혹은 건강을 위해 운동하러 간다는 마인드로 정시 퇴근문화가 정착된다면 어찌 업무의 효율성이 자연스럽게 높아지지 않겠는가?

 

비효율적 회의와 상습적인 야근 등의 기업문화로는 4차 산업혁명이 일어나고 있는 작금의 시대에는 생존조차도 보장할 수 없다. 불필요한 회의와 야근을 줄이고 없애야 한다. 직원들의 마음을 훔치고, 홀리고, 감동을 주어야 창의적인 성과창출이 가능한 시대임을 잊지 말자.


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매일 새벽 5시에 일어나매월 10권 이상의 책을 읽고매년 10명 이상의 키맨을 만난다


저서 : 원하는 삶이 어떻게 일이 되는가(직장인의 두번째 진로상담)
        꿈을 이루어주는 세 개의 열쇠자기중심의 인생경영직장인 프로 vs 포로 
홈피 : www.careernlife.com  
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이 글은 LG서브원 사보에 기고한 칼럼입니다. 개인적인 용도는 가능하나 상업적 용도로 다른 매체에 기재하는 것은 허락되지 않습니다. 


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Posted by 커리어앤라이프 코치


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