발표와 PT 등 1:n 다수를 위한 커뮤니케이션 스킬

핵심인재는 다수를 위한 커뮤니케이션 스킬도 다르다
커리어코칭을 하는 저의 업무 중 하나는 핵심인재를 1:1로 특별 관리하는 것입니다. 기업마다 차이는 있겠지만, 핵심인재는 대개의 경우 성과가 좋고 부서장의 추천을 받은 사람들입니다. 핵심인재 풀은 한 번 정해지면 영원히 가는 것이 아니고 2~3년 단위로 In/Out, 그러니까 들락날락 합니다. 간혹 그렇지 않은 경우도 가끔 있지만, 제가 만나본 핵심인재들은 대개 저와의 1:1 커뮤니케이션 과정이 명확하고 깔끔합니다. 일처리 과정의 커뮤니케이션 과정도 그러리라 짐작이 가지요.
한 번은 핵심인재 중 한 사람의 PT에 참석하게 되었습니다. 신입사원을 대상으로 열정에 대한 강의를 한다기에, 저의 업무와 연관도 크고 그도 볼 겸하여 참석했지요. 그 자리에서 저는 “역시 핵심인재는 다르다”는 생각을 했습니다. 저와의 1:1 상황에서의 커뮤니케이션 뿐만 아니라 교육생인 다수의 사람들과의 커뮤니케이션 스킬도 핵심인재답다는 것을 확인하는 자리였습니다. 그가 보여준 모범을 저의 입장에서 정리하여 작게는 부서 내 회의 시간에 발표하는 것부터, 크게는 대외적인 PT에 이르기까지 다수를 상대로 하는 커뮤니케이션 스킬을 어떻게 잘 할 수 있는 지 그 방법을 전격 공개합니다.

1:n 다수를 위한 커뮤니케이션 스킬의 핵심, 구조화!
발표와 PT 등 1:n 다수를 위한 커뮤니케이션 스킬의 핵심은 철저한 구조화입니다. 발표와 PT는 그냥 생각나는대로 막 이야기를 하는 비구조화 커뮤니케이션이 아닙니다. 얼마나 철저히 계산하고 구조화하고 심지어 리허설까지 준비하여 처한 상황이 다르고, 생각이 다르고, 관심이 다른 여러 사람을 한꺼번에 사로잡아야 하는 고도의 커뮤니케이션입니다. 구조화의 핵심은 세 가지 준비입니다. 청중에 대한 철저한 준비, 발표나 PT 등 과정에서의 커뮤니케이션 준비, 그리고 컨텐츠 준비입니다. 초보들은 파워포인트의 장표 만들기 즉 컨텐츠 준비에만 신경을 쓰지만, 핵심인재들은 세 가지 준비를 철저히 합니다. 그럼, 이제 시간대별로 이 세 가지 준비를 어떻게 해야 할 지 알아보지요.

1. 사전준비 단계
발표와 PT 등 1:n 다수 커뮤니케이션이 뛰어난 사람들은 사전준비 단계가 다릅니다. 이들은 “청중은 왜 모였나?”라는 질문으로 사전준비를 시작합니다. 청중분석이 가장 먼저 할 일이라는 말입니다. 발표와 PT 등 1:n 다수 커뮤니케이션은 청중의 입장에서 청중의 변화를 설득하는 장면이 많기 때문에 청중의 언어로 전달해야만 목적을 이룰 수 있습니다. 그리고 설문조사나 FGI(Focus Group Interview)를 통해 그들과 커뮤니케이션 합니다. 이는 청중의 니즈파악을 위한 중요한 통로이기도 하지만, ‘내가 열심히 준비하고 있다.’는 메시지를 전달하기도 합니다. 일석이조의 효과지요. 그리고 컨텐츠는 미리 송부합니다. 회의 장면이라면 회의 일시, 장소, 안건, 참석자 등을 사전에 공지합니다. 발표 장면이라면 발표용 슬라이드와는 다른 참가가용 슬라이드를 사전에 배포합니다. 이렇게 발표와 PT 등 1:n 다수 커뮤니케이션을 잘 하기 위해서는 사전에 청중분석, 설문조사, 컨텐츠 준비까지 철저히 준비해야 합니다.

2. 발표나 PT 진행 단계
발표나 PT 시작 단계에서 가장 먼저 염두에 두어야 하는 것은 청중과 프리젠터와의 공감입니다. 청중의 언어와 용어로 청중과 얼마나 교감할 수 있는가가 발표나 PT 시작 단계의 승패를 좌우합니다. 이를 위해 뛰어난 프리젠터는 호응이 좋은 열광자와 먼저 커뮤니케이션합니다. 시작 단계에서 이들의 호응을 얻어내어 모든 사람들에까지 전염시키면 되니까요. 그리고 컨텐츠는 결론을 먼저 내려 주어야 합니다. 발표나 PT는 두괄식이 기본입니다. 큰 그림을 청중과 공유하고, 작은 그림은 차후에 자세하게 그려나가야 합니다.
발표나 PT가 진행됨에 따라서는 프리젠터가 하고 싶은 말이 아니라 청중이 가져갈 수 있는 혜택, 청중이 해야 할 행동, 청중의 마음을 읽어주는 이야기 등 청중 중심이 좋습니다. 이런 이야기를 통해 열광자에서 중립자까지 젼염시켜나가는 과정입니다. 참, 청중과 공감하고 청중의 마음을 확 사로잡을 비밀무기가 두 가지 있는데, 그것은 ‘one person one sentence’ 그리고 ‘one slide one message’입니다. 청중을 상대로 하지만 절대로 청중 전체를 보고 이야기하면 안됩니다. 대신 한 사람을 보고 그에게 한 문장을 다 이야기해야 합니다. 한 문장을 다 말하기 전에는 그와의 눈맞춤(eye contact)을 떼서는 안됩니다. 이렇게 한 사람에게 한 문장씩 들려주어야 ‘나에게 이야기를 하는구나.’라고 생각합니다. 그리고 슬라이드에 너무 많은 메시지를 담지 않도록 조심해야 합니다. 한 슬라이드에 하나의 메시지만 강조해야 청중이 헷갈리지 않습니다. 이점 잊지 마세요.

3. 결론 단계
결론 단계에서는 새로운 컨텐츠를 제공하지 않아야 합니다. 너무 많은 양의 정보는 오히려 청중으로 하여금 혼란을 가져오게 할 수 있으니까요. 대신 지금까지의 이야기를 정리하고, 청중이 변화를 위한 행동을 할 수 있도록 동기부여를 해주는 것이 좋습니다. 그 동기부여를 위해 프리젠터가 계속하여 이야기하기보다 청중에게 기회를 주면 좋습니다. 소수의 청중이라면 청중을 모두 자리에서 일어나게 하여 다른 청중을 만나 앞으로 자신의 계획을 이야기하게 하는 것도 좋습니다. 청중이 대그룹이라면 자기 옆의 사람과 앞뒤 사람, 즉 네 명이 한 그룹이 되게 하여 자신의 계획을 이야기하도록 하면 좋습니다. 어쨌거나 결론은 청중의 동기부여를 자극하는 게 핵심입니다.

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저서 : 원하는 삶이 어떻게 일이 되는가,  꿈을 이루어주는 세 개의 열쇠,
        자기중심의 인생경영, 직장인 프로 vs 포로
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이 글은 LGCNS 사보에 기고한 칼럼입니다. 개인적인 용도는 가능하나 상업적 용도로 다른 매체에 기재하는 것은 허락되지 않습니다.