조직내 커뮤니케이션 활성화를 위한 두 가지 제안

"통"하였느냐?
"마이크로 프로세스로 세계를 석권하고 있는 인텔의 성장비결은 무엇일까?" 아마도 당신은 뛰어난 기술력이라고 생각하였겠지만, 정작 내부직원들은 "열린 커뮤니케이션"이라고 말한다. 왜냐하면, 인텔 직원들은 모든 사람 즉 사장과 회장까지라도 "통"할 수 있기 때문이다. 이것이 세계시장의 커뮤니케이션 도구인 영어를 사용하면서, 커뮤니케이션의 매개체인 IT혁명을 주도하고 있는, 그리고 가장 중요한 의미로서의 "통"하는 자들이 모인 인텔의 성장비결이다. "조직 커뮤니케이션 왜 중요한가?"라고 묻는 당신에게 나는 이렇게 말하고 싶다. "고객, 협력업체, 그리고 직원들과 통하는 기업만이 21세기의 기업전쟁에서 살아남을 수 있고, 뛰어날 수 있다. 만약, 어떤 기업이 고객, 협력업체, 그리고 직원들과 통하지 못한다면 그 기업은 분명히 망할 것이다."

간단 커뮤니케이션 체크리스트와 해석
퀴즈로 시작했으니 체크리스트로 한 번 더 생각해보자. 나(혹은 우리 팀)의 커뮤니케이션 수준은 어느 정도일까? 다음 5문항에 "예/아니오"로 답하라. 개인적인 차원에서 할 수도 있지만, 팀 차원에서 하거나 혹은 회사 전체를 염두에 두고 조직 차원에서 하는 것이 더 바람직하다. 체크를 할 때는 어떻게 생각하느냐가 아니라 어떻게 행동하고 있는가를 기준으로 점검해보기 바란다.
1. 동료가 잘한 일에 대하여 우리는 굳이 칭찬을 하는 편이 아니다.
2. 우리는 원활한 의사소통을 위해 회식을 자주 하는 편이다.
3. 나는 자금부나 회계부가 큰 소리 치는 것을 자주 본다.
4. 나는 "사장님, 이게 문제입니다."라고 직접 말하는 것은 불가능하다고 생각한다.
5. 우리 리더는 나와 커뮤니케이션 시간을 충분히 갖고 있지 않다.
3개 문항 이상에서 예를 선택하였다면 당신이나 당신의 조직은 아주 큰 문제에 봉착하고 있을 가능성이 크다. 문항 1∼2개에서 예를 선택하였다고 하더라도 안심할 정도는 아니다. 왜냐하면, 커뮤니케이션의 정도와 수준을 보면 그 조직을 제대로 평가할 수 있기 때문이다. 그럼, 이제 어떻게 할 것인가? 나는 커뮤니케이션 활성화를 위한 기본체계인 3I 시스템을 먼저 소개하고, 이후 지금과 여기에서 실천할 수 있는 2가지 제안을 하고자 한다.

커뮤니케이션 활성화를 위한 기본체계 : 3I

커뮤니케이션 활성화를 위한 기본은 정보(Information)의 흐름이다.

정보는 말이나 문서로 표현되는 것도 있고, 그렇지 못한 것도 있다. 하지만 명시적이든 아니든 커뮤니케이션 되지 않는 정보는 죽은 것이다. 특히 "조직의 사명과 비전, 사업에 필수적인 것들, 직원들의 관심이나 요구" 등에 대하여 커뮤니케이션 하지 않고서 기업의 성장을 바란다는 것은 어불성설(語不成說)이다. 그러므로 정보의 흐름을 원활히 할 수 있는 시스템을 갖추도록 노력하라. 사내 인트라넷 활성화 혹은 사무실의 재배치 등을 새로운 시각으로 생각해보면 작은 답이 보일 것이다.

커뮤니케이션 활성화를 위한 두 번째 시스템은 지시(Instruction)이다.

이것은 반드시 "꼭 해야 할 일들(Must dos)"로 위에서 아래로 흐르는 정보이다. 사장님이나 팀장님의 지시사항은 강제적이어서 토론의 여지는 없다. 하지만, 이것은 기억해야 한다. "내가 하고 싶지 않은 것을 다른 사람에게 지시하지 마라." 세계경제를 움직이는 유대인들의 비즈니스 탈무드에 나오는 조언이다. 왜냐하면, 내가 하고 싶지 않은 일은 지시를 받는 사람도 하기 싫은 일이어서 성과가 제대로 나오지 않는 법이다. 더 중요한 이유는 이런 지시가 누적되다 보면 기업의 가장 소중한 자산인 사람을 잃는 경우가 있기 때문이다. 그러므로, 위에서 아래로 정보를 흐르게 할 때 '지시받는 자의 즐거움'을 늘 염두에 두어라.

커뮤니케이션 활성화를 위한 세 번째 시스템은 참여(Involvement)와 개선(Improvement)이다.

이것은 위에서 아래로 혹은 옆에서 옆으로 정보를 흐르게 하는 커뮤니케이션 시스템이다. 참여나 개선을 '지시에 대한 응답적 책임(Responsibility)'이라고 보는 것은 소극적인 자세이고, 보다 적극적으로는 '자신의 일에 대한 자발적 책임(Accountability)'이라고 보아야 한다. 즉 사장이나 팀장의 지시에 반응하는(Response) 것이 아니라, 자기가 중요하다고(Account) 생각하는 것을 먼저 말하는 것을 의미한다. 이런 의미에서 조직의 커뮤니케이션 완성에는 참여(Involvement) 혹은 개선(Improvement)이 필수적이다.

커뮤니케이션 활성화를 위한 2가지 제안

소문자 리더로 헬퍼십을 발휘하라
리더십에는 2가지 종류가 있다. 대문자 리더십(Leadership)과 소문자 리더십(Helpership)이다. 대문자 리더십은 군대의 지휘 및 명령체계를 반영한 리더십이라고 생각할 수 있다. 대문자 리더십을 발휘하는 리더는 추종자(Follower)들에게 오늘의 할 일을 지시하고, 그들이 지시에 제대로 반응하는지 관리하고 평가하는 권위자이다. 소문자 리더는 지원자이다. 그는 부하사원에 대하여 억압적이고도 공식적인 권위를 갖지 않을려고 한다. 그는 부하사원들이 알아서 자신의 할 일을 알고 있다고 가정하고, 그것을 존중하고 도우려고 한다. 가장 중요한 차이점은 지시 마인드와 도우미 정신이다.
그래서 나는 소문자 리더십의 핵심사항인 도우미 정신을 강조하기 위해 소문자 리더십을 헬퍼십(Helpership)이라 부른다. 헬퍼십을 발휘하는 소문자 리더는 대문자 리더의 가정을 뒤엎는다. 즉 '그 일에 대하여 가장 잘 알고 있는 것은 리더다!'라는 생각에서 '그 일에 대하여 가장 잘 알고 있는 것은 당사자이다!'라는 생각으로 패러다임을 바꾼다. 그렇기 때문에 소문자 리더가 가장 많은 시간을 투자하는 곳은 당사자와의 충분한 커뮤니케이션이다. 가장 그 일을 잘 알고 있는 그가 소문자 리더의 동기부여와 경험에 힘입어 자기 스스로 일을 해 나갈 수 있도록 돕는 것이다. 잭 웰치 전 GE회장은 이를 현실중심 경영이라 하였고, 이건희 삼성회장은 현장중심 경영이라 하였다. 리더들이여 오늘도 자문해보자. "내가 오늘 도울 사람은 누구인가?" 한 사람을 돕는 일, 그 일이 바로 당신의 일이다.

조직 사명선언문을 작성하라
매출 100억이라는 조직 목표만으로는 부족하다. 조직에는 목표를 뛰어넘는 사명선언문이 있어야 한다. 개인의 사명선언문을 작성하면서 자신의 존재이유를 확인하는 것처럼, 조직의 사명선언문을 작성하고 공유하는 과정을 통해 조직의 존재이유를 점검할 수 있다. 그리고, 이 과정을 통해 조직에 소속된 개인은 나와 회사의 관계를 재규명해 볼 수 있다. 무엇보다 중요한 것은 조직구성원들간의 의견을 수렴해서 조직사명선언문을 작성한다는 그 자체가 굉장한 커뮤니케이션 파급효과를 낼 수 있다. 세계 최고 기업들의 사명선언문을 몇 가지 소개하면 다음과 같다.
- 보잉 : 품질, 수익성, 성장성 측면에서 업계 최고 및 세계 제일의 항공기 제조업체가 된다.
- GE : 무경계... 속도... 확장... 세 단어만으로 충분하다.
- 제록스 : 문서 관련 종합 솔루션 회사인 제록스는 비즈니스 생산성을 높이는 문서 서비스를 제공하여, 세게 문서 관련 시장의 선도기업이 될 것이다.
이제 당신이 해야 할 일은 단 한 가지다. 당신의 사명을 생각해 볼 수 있는 시간과 공간을 확보하라. 그리고 자신의 사명을 기록하라(Write it). 그리고 그 사명대로 살아라(Live it). 이것이 비즈니스의 핵심이다. 또한 이것이 커뮤니케이션 활성화를 위한 최종대안이다.

 

 

당신은 커리어앤라이프코치 정연식의 MVP입니다.

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Mission : 직장인 한 사람의 행복한 성공을 돕기 위해 직장 및 가정 생활의 지혜를 상담하고, 교육하고, 기록한다. 
Vision : 대한민국에서 가장 사랑받는 직장인 커리어앤라이프 코치, 교육전문가, 칼럼니스트
Project : 매일 새벽 5시에 일어나, 매월 10권 이상의 책을 읽고, 매년 10명 이상의 키맨을 만난다. 

저서 : 원하는 삶이 어떻게 일이 되는가(직장인의 두번째 진로상담),

        꿈을 이루어주는 세 개의 열쇠, 자기중심의 인생경영, 직장인 프로 vs 포로 
홈피 : www.careernlife.com  
메일 : biztalk@empas.com

 

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