신입사원이 알아야 할 업무스킬 3가지

신입사원인데요, 조언 부탁합니다.

Q. 안녕하세요? **팀 이**입니다. 그 어려운 입사관문을 마치고 회사에 들어와서 보니, 제가 생각한 것 이상으로 회사생활이 그리 만만치가 않습니다. 출근 첫 날 이후 정말 무슨 일을 어떻게 했는 지 기억이 나지 않을 정도로 정신이 없습니다. 실수도 자주 하고요. 같은 회사에 다니시는 학교 선배님께서 이런 말씀을 하셨습니다. "신입사원의 당당한 권리가 어리벙벙한 것이니, 신입사원 때 마음껏 즐겨라." 후배를 사랑하시는 선배님의 따뜻한 말 한 마디가 위로가 되긴 하지만, 하루하루가 불안한 저에게는 마약과도 같은 멋진 처방전이 더욱 필요합니다. 도움의 조언 부탁드립니다.

A. 반갑습니다, 신입사원 이**님. 먼저 입사를 축하드립니다. 그것도 좋은 회사에 취업하신 것을 더욱 축하드리고요. 학교 선배님의 말씀대로 신입사원은 어리벙벙한 것이 특허권이니, 불안한 마음을 좀 편히 가지시는 것이 좋을 것 같습니다. 마음이 안정되어 있지 않으면 알고 있는 것도 제대로 못하게 되잖아요. 불안한 마음을 편히 가질 수 있도록 하는 강력한 도구 "신입사원이 반드시 알아야 할 3가지 업무스킬"을 조언해 드리오니 참조하셔서 좋은 결과 있기를 바랍니다.

첫째, 정확한 지시를 받기 위해 반드시 질문하십시오.
신입사원의 일은 선배사원의 정확한 지시에서 시작됩니다. 그냥 지시가 아니라 정확한 지시라는 것을 명심하십시오. 선배사원이 시키는 일을 무턱대고 "네, 알겠습니다."라고 말하고 나서, 열심히 일하는 것은 아주 잘못된 일의 시작입니다. 선배사원이 시킨 일의 내용이 무엇인지 정확하게 이해하는 것은 불안한 마음을 없애는 강력한 업무의 시작점입니다. 이를 위해 "질문하기 스킬"을 사용하라고 권합니다. 질문하기 스킬에는 6하 원칙, 가용자원(예산과 시간), 그리고 일의 결과에 대한 합의 등이 있습니다. 부연설명하자면 6하 원칙에 따라, 그리고 사용할 수 있는 예산과 시간이 얼마나 있는 지 확인하고, 마지막으로 어떤 모습으로 일의 결과가 처리되길 바라는 지 확인하는 것입니다. 이 중에서도 신입사원이 꼭 배워야 할 질문 중 최고의 질문은 "일의 결과"에 대한 질문입니다. 일의 마지막이 어떤 상태가 되어야 할 지에 대한 분명한 그림을 그릴 수 있다면, 그 일은 잘 마무리할 수 있기 때문이지요. 하나만 더 사족을 달자면, 신입사원 때가 지나면 그 다음부터는 질문하기가 곤란해지는 때가 옵니다. 이런 의미에서 신입사원의 질문은 무죄라고 말씀드리고 싶습니다. 신입사원이기에 누릴 수 있는 축복입니다. 질문의 축복 마음껏 누리시기 바랍니다.

둘째, 개인 업무노트를 작성하십시오.
신입사원 시절의 노트는 한 마디로 많이 기록해야 합니다. "양이 질을 결정한다."는 격언처럼 업무처리와 관련된 것들을 가급적 많이 기록하면, 그 속에서 아주 질 높은 업무처리를 할 수 있습니다. 업무노트의 기본은 To do list(해야 할 일의 목록)에서 출발합니다. 내일 해야 할 일을 전일 퇴근 전에 적어보는 습관을 들이십시오. 그러면 내일 하루의 일과가 시작되자마자 바로 업무처리를 할 수 있기 때문에 불안한 마음을 달랠 수 있어 아주 효율적입니다. 중요한 것은 그 일을 시작하는 시간과 일을 마친 종료 시간을 꼭 적어두는 것입니다. 이 목록 작성이 익숙해지면 이제 그 목록에 우선 순위를 부여하십시오. 중요한 일은 A, 보통 중요한 일은 B, 중요하지 않은 일은 C로 표기를 합니다. 그래서 중요한 일인 A의 목록부터 일을 시작하고, 그 다음으로 B와 C를 해나가는 습관을 들이도록 부탁을 드립니다. 이렇게 1주일, 1달, 혹은 3개월이 지나고 나서 통계적인 분석을 해보면, 어떤 일을 하는 게 중요한 지, 그리고 예전보다 지금은 일의 속도가 얼마나 빨라졌는지 알 수 있게 되어 일의 효율을 극대화할 수 있습니다.

셋째, 상사 프로젝트를 가동하십시오.
신입사원에게 첫 상사는 업무의 성공으로 가는 지름길입니다. 인맥을 연구하는 학자들은 다른 모든 사람들을 "새로운 세상으로 들어가는 문"이라고 정의내립니다. 그리고 다른 세상으로 들어가도록 하는 유일한 문지기가 있는데, 그 사람이 바로 상사라고 합니다. 그러니까 다른 사람과는 얼마든지 상호간의 협조에 의해 서로 도움을 주고받을 수 있는 즉, 오갈 수 있는 문이지만, 상사만큼은 꼭 허락을 받아야만 하는 존재라는 의미입니다. 이런 의미에서 신입사원에게 상사는 절대적인 존재라 할 수 있습니다. 그러므로 신입사원이라면 상사가 어떤 보고 방식을 좋아하고 혹은 어떤 말을 자주 강조하는 지 등을 세밀하게 관찰하고 이에 적응할 필요가 있습니다. 한 걸음 더 나아가 상사가 어떤 음식을 좋아하고 혹은 어떤 문화를 즐기는 지도 알 필요가 있습니다. 이런 종류의 일을 저는 상사 프로젝트라 합니다. 저의 경험상 단호히 말씀 드릴 수 있습니다. 상사 프로젝트를 성공적으로 수행하는 신입사원은 반드시 성공합니다.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
당신은 직장인코칭전문가 정연식의 MVP입니다.
Mission : 직장인 한 사람의 행복한 성공을 돕기 위해 직장 및 가정 생활의 지혜를 상담하고, 교육하고, 기록한다.
Vision : 대한민국에서 가장 사랑받는 직장인 커리어앤라이프 코치, 교육전문가, 칼럼니스트
Project : 매일 새벽 5시에 일어나, 매월 10권 이상의 책을 읽고, 매년 10명 이상의 키맨을 만난다.

저서 : 꿈을 이루어주는 세 개의 열쇠, 자기중심의 인생경영, 직장인 프로 vs 포로
홈피 : www.biztalk.pe.kr 
메일 : biztalk@empas.com
페북 : www.facebook.com/mvpcare

 

이 글은 한국동서발전 사보에 기고한 칼럼입니다. 개인적인 용도는 가능하나 상업적 용도로 다른 매체에 기재하는 것은 허락되지 않습니다.