아모누아 마을에서 배우는 회의 기법

이야기. 아모누아 마을 회의와 고양이 목에 방울 달기 이솝우화의 공통점
이야기1. 아모누아 마을에 아무나(anybody)와 모두(everybody)와 누군가(somebody) 그리고 아무도(nobody)라는 네 사람이 살고 있었다. 어느 날 마을에 중요한 일이 생겼다. 네 사람이 모여 마을 회의를 열었다. 그리고 네 사람은 만장일치로 모두가 그 일을 해야 하는 것으로 정했다. 모두는 누군가가 틀림없이 그 일을 할 것이라고 생각했다. 왜냐하면, 그 일은 아무나 할 수 있는 일이었기 때문이다. 하지만 아무도 그 일을 하지 않았다. 이를 보고 누군가가 매우 화를 냈다. 왜냐하면, 그것은 모두가 할 일이었기 때문이었다. 모두는 아무나 그것을 하겠거니 하고 생각했던 것이다. 그리하여 모두가 할 일을 하지 않게 된다는 사실을 아무도 깨닫지 못했다. 결국 아무나가 할 수 있는 일을 아무도 하지 않고 말았다는 것을 알고 모두가 누군가를 책망했다.
이야기2. 어느 마을에 고양이와 쥐들이 살고 있었다. 고양이에게 괴롭힘을 당해 온 쥐들은, 대책을 마련하기 위해 회의를 소집했다. 제일 먼저 늙은 쥐가 말했다. "고양이가 오는 것을 누가 알려주면 모두 도망갈 수 있어 좋을텐데." 그러자 젊은 쥐가 나섰다. "고양이 목에 방울을 달면 모두 도망칠 수 있을거에요!" 그 때 대장쥐가 말했다. "좋은 의견이야, 그런데 누가 고양이 목에 방울을 달지?" 그 말을 들은 쥐들은 갑자기 조용해졌다. 아무도 고양이 목에 방울을 달고 싶지 않았으니까.

이야기의 교훈점
위의 두 이야기는 워크숍이나 회의의 답답한 전형을 보여준다. 미국 경제학자인 존 케네스 갈브레이스(John Kenneth Galbraith)는 워크숍이나 회의가 필요한 이유에 대해 이렇게 말했다. "워크숍이나 회의가 필요한 이유는, 아무것도 하지 않으려는 사람들이 있기 때문이다. 워크숍이나 회의가 필요한 이유는 한 사람이 할 수 없는 일을, 여러 사람의 힘을 모아 시너지를 발휘하기 위해서다." 백분 공감이 가는 말이다. 그렇다면 질문이다. "어떻게 하면 우리는 여러 사람이 함께 실행할 수 있는 그런 워크숍이나 회의 문화를 만들어 갈 수 있을까?"

1. 사전에 아젠다를 공유하라
워크숍이나 회의의 성공과 실패는 회의가 시작되기 전에 결정된다. 시작이 반이라는 격언이 있지만, 워크숍이나 회의에서는 시작 전(前)이 반이다. 성공적인 워크숍이나 회의를 위해 가장 먼저 실행해야 할 것은 아젠다(agenda)를 공유하는 것이다. 이를 위해 먼저 워크숍이나 회의의 목적, 일시, 장소, 주요 토론 내용, 결론사항 등을 이메일 등으로 문서로 공유한다. 그리고 "1분 스탠딩 미팅으로 잠깐 모입시다."라고 말한 뒤 워크숍이나 회의의 중요성, 목적, 기대사항 등을 서 있는 상태에서 한 번 더 공유한다. 정리하자면, 문서공유는 정확한 아젠다를 공유하기 위해서이고, 1분 스탠딩 미팅은 심정적으로 한 번 더 동기부여하기 위해서다. 이렇게 시작하기 전에 확실한 공유가 되어 있어야 성공적인 워크숍이나 회의를 기대할 수 있다.

2. 회의를 할 때는 여섯 색깔을 사용하라.
일반적인 워크숍이나 회의의 모습은 p라는 사람이 이 이야기를 하면, q라는 사람이 저 이야기를 하고, r이라는 사람이 또 다른 이야기를 한다. 요즘 유행하는 말로 이랬다가 저랬다가 하는 회의다. 대안으로 여섯 색깔 기법을 사용해보자. 핵심은 의장이 어떤 색깔을 보여주면 참가자 전원이 그 색깔에 대해서만 이야기하는 것이다. 방법은 이렇다. 먼저, 하얀색을 이용하여 중립적이고 객관적으로 내용을 파악한다. 데이터나 정보, 사실과 숫자를 파악하는 단계다. 둘째, 빨간색을 사용하여 감정과 느낌과 직관과 예감을 허심탄회하게 이야기한다. 셋째, 검은색을 사용하여 쓰고 신중하고 조심스럽게 주의사항이나 잠재된 위험에 대해 생각해본다. 넷째, 노란색을 사용하여 이익이나 이점 등의 긍정적 관점으로 보는 것이다. 다섯째, 초록색으로 새로운 아이디어를 내고 창조적으로 생각해보는 것이다. 마지막으로 파란색으로 계획과 순서를 짜는 것이다. 이렇게 여섯 가지 색깔을 다 사용한 후 결론을 내리게 되면 빠진 사항 없이 모두가 공감하는 결론을 내릴 수 있어 실행력이 한층 강화된다.

3. 사후에는 A4지 한 장으로 팔로업하라
워크숍이나 회의가 끝나면 사전 준비작업처럼 두 가지 팔로업을 한다. 첫째, 문서를 통한 팔로업이다. A4지 한 장으로 정리하고 이를 공유하는 것이다. 이 문서에는 회의의 결론을 포함하여 누가, 어느 부분을, 언제까지 완료한다는 서로의 공유사항을 적어둔다. 이런 문서는 문서를 이용하여 공식적으로 기록에 남긴다는 의미 외에도, 참가자 모두를 팔로업하는 효과가 있다. 그러니까 이 문서를 받음으로 인해 각자가 '내가 할 일'을 다시 한 번 더 확인하게 되는 것이다. 둘째, 1분 스탠딩 미팅을 통하여 한 번 더 심정적으로 동기부여한다. "우리 이번에 한 번 잘해봅시다." 등의 이야기로 서로를 격려하는 것이다. 이렇게 사전 공유, 여섯 색깔을 이용한 회의, 사후 팔로업 프로세스를 통해 보다 효과적인 워크숍/회의 문화를 만들어 갈 수 있을 것이다.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
당신은 직장인코칭전문가 정연식의 MVP입니다.
Mission : 직장인 한 사람의 행복한 성공을 돕기 위해 직장 및 가정 생활의 지혜를 상담하고, 교육하고, 기록한다.
Vision : 대한민국에서 가장 사랑받는 직장인 커리어앤라이프 코치, 교육전문가, 칼럼니스트
Project : 매일 새벽 5시에 일어나, 매월 10권 이상의 책을 읽고, 매년 10명 이상의 키맨을 만난다.

저서 : 꿈을 이루어주는 세 개의 열쇠, 자기중심의 인생경영, 직장인 프로 vs 포로
홈피 : www.biztalk.pe.kr 
메일 : biztalk@empas.com
페북 : www.facebook.com/mvpcare

 

이 글은 쌍용자동차 사보에 기고한 칼럼입니다. 개인적인 용도는 가능하나 상업적 용도로 다른 매체에 기재하는 것은 허락되지 않습니다.