별난 기업 셈코에서 배우는 열린 회의법 3가지

직원도 함께 참여하는 셈코의 열린 이사회
기업회의의 꽃 중의 꽃인 이사회의 회의 풍경은 이렇다. 고급스러운 분위기가 나는 원탁의 중역 회의실, 나이가 지긋하고 무뚝뚝하고 정장을 한 남자들, 그리고 심각한 표정을 지으며 논리에 기반한 숫자와 그래프로 오가는 대화. 이런 이사회의 회의문화에 의문을 품고 새로운 회의문화를 만들어가고 있는 브라질 기업 '셈코'가 있다. 리카르도 세믈러가 CEO로 있는 셈코는 독특한 경영 스타일과 경이적인 성장을 기록하고 있는 브라질 기업이다. 셈코의 이사회는 총 8명으로 구성되어 있다. CEO인 세믈러와 임원 세 사람이 상임이사 자리를 맡고 있다. 그리고 두 자리는 관리자가 돌아가며 교대로 맡고 있고, 나머지 두 자리는 직원 누구에게나 개방되어 있는데, 이 두 자리는 선착순에 따라 자리가 돌아간다. 신청을 가장 먼저 한 사람이 다음 번 이사회에 참석할 권한을 갖는 것이다. 세믈러는 참석자 모두에게 미리 의제에 대한 정보를 주고, 회의 준비를 할 수 있게 한다. 그리고 그들에게도 동일한 투표권을 주어 자신들이 대표하는 사람들을 위해 한 표를 행사하도록 하고 있다. 물론 이사회에 참석하는 모든 사람에게는 균등한 발언권이 주어진다. 그리고 이사회 회의 내용은 회사 직원이라면 어느 누구도 의사록 사본을 요구할 수 있다. 사본을 가지고 갈 수는 없지만 자유롭게 검토할 수 있다. 그렇다. 셈코의 이사회 회의는 한 마디로 '열린' 회의라고 할 수 있다. 열린 회의문화 어떻게 만들어 갈 수 있을까? 선진 기업들의 회의문화를 통해 대안을 찾아보자.

1. 칭찬과 웃음으로 시작하고, 공유로 마무리하라.
회의를 어떻게 시작하는가 하는 것은 전체회의의 성공여부를 결정하는 중요한 잣대가 된다. 성공하는 사람들의 7가지 습관이라는 교육 프로그램으로 유명한 한국리더십센터의 회의 시작 운영 노하우를 살펴보자. 교육사업을 하는 이곳은 매주 월요회의를 연다. 첫 시작은 언제나 "칭찬해 주세요"다. 일주일 동안 개인적으로나 업무 중 알게 모르게 도움을 준 직원들에 대해 칭찬을 해주는 시간이다. 그 다음 순서는 "소담". 그야말로 웃기는 농담, 일화, 유머, 영상물 등이 소개된다. 월요회의를 매번 웃음의 도가니로 만들어주는 순서다. 이런 칭찬과 웃음의 시작은 회의문화 자체를 즐겁게 만들고, 창의적인 아이디어를 불러일으키는 원동력이 된다. 그리고 업무적인 회의를 한다. 업무이야기가 끝나면 1분 프레젠테이션으로 마무리하라. 1분 프리젠테이션은 지식의 공유를 위한 것이다. 자신이 평소에 관심을 가지고 있던 분야에 대해서, 아니면 모두가 알면 좋을 것 같은 정보를 소개해서 공유하는 시간이다. 좋은 책에 대한 독후감, 업무 트렌드에 대한 발표 등이 주요 내용이다. 이렇게 칭찬, 웃음, 그리고 공유를 통해 모두가 또 다른 열린 세상으로 함께 하나 되는 것, 그것이 바로 열린 회의다.

2. 회의 중에는 다른 사람의 말을 경청하라
1993년 6월 7일 프랑크푸르트에 삼성은 계열사 사장과 임원 200여 명이 모였다. 3일 동안 회의를 거듭한 삼성은 '질質 경영', '처자식 빼고 다 바꾸자'는 삼성 신경영을 선포하고 관료주의에 빠진 삼성을 혁신시켰다. 이 회의의 결과로 500억원 상당의 애니콜을 불로 태운 '애니콜 화형식', 생산 담당자가 불량제품을 근복적으로 막을 수 있는 '라인스톱제도', 그리고 삼성 신회의 제도를 도입했다. 다음은 삼성 신회의 제도에서 있었던 일화다. 삼성전자가 거액을 LCD분야에 투자하고 있을 무렵 공정을 줄이려면 대형 LCD를 깨뜨리지 않고 옮기는 방법을 찾는 것이 문제로 부각되었다. 이 방법을 찾는 데만 박사급 연구원들은 몇 개월을 소모했다. 비용을 줄이기 위해서는 포기할 수 없는 문제였다. 연구원들이 쩔쩔 매던 문제를 해결한 것은 연구소의 문서관리 담당 여직원이었다. "표면에 풀을 살짝 바르면 단단해진다." 이 여직원은 문서관리에서 배운 노하우를 바탕으로 발상을 전환하는 '딱풀' 아이디어를 냈던 것이다. 그렇다. 나와 의견이 다른 사람의 말을 경청할 수 있는 것, 이것이 열린 회의다.

3. 평상시에는 회의노트를 활용하라.
회의는 반드시 모여야 가능할까? 웃음을 전파하는 웃음경영연구소는 "회의노트"라는 것이 있다. 이 노트는 사무실 내의 둥근 탁자 위에 항상 비치되어 있다. 이 노트에는 "이번 가을 친목회에 놀러 가고 싶은 장소와 프로그램은?", "A제약사 영업사원교육. 질문-영업사원교육에서 교육생들이 가장 원하는 바는?", "축!! 김대리님의 둘째 아들 출산, 마음의 축하 글 담아주세요" 등의 질문이나 요구사항에 대하여 아무나 리필을 달 수 있다. 평상시에는 회사에 바라는 요구 사항이나 불만, 의견 등도 적어 자연스레 리플을 달아 회의노트 상에서 회의가 이루어지도록 만든 노트다. 이 노트에서 격론이 붙은 아이디어에 대하여는 함께 모여 '결론을 맺는' 회의로 마무리하기도 한다. 이렇게 회의방법을 달리해보는 것, 이것이 열린 회의다.

 

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당신은 직장인코칭전문가 정연식의 MVP입니다.
Mission : 직장인 한 사람의 행복한 성공을 돕기 위해 직장 및 가정 생활의 지혜를 상담하고, 교육하고, 기록한다.
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저서 : 꿈을 이루어주는 세 개의 열쇠, 자기중심의 인생경영, 직장인 프로 vs 포로
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이 글은 쌍용자동차 사보에 기고한 칼럼입니다. 개인적인 용도는 가능하나 상업적 용도로 다른 매체에 기재하는 것은 허락되지 않습니다.